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Find the meaning of my life.はこの度、引っ越しを行いました。本サイトは当面このままの形態で維持しますが、このサイトの更新は今後行われません。
今後はこちらのサイト （http://kazumoto.jp/）にて装いも新たに更新いたします。

大変お手数ですが、RSS及びブックマーク 等の変更をお願いいたします。

この引越しもひとえに皆様にお読みいただいたからに他なりません。このような拙いブログをご覧いただき本当に感謝です！これまでと変わらぬご愛顧の程、宜しくお願いいたします。


Find the meaning of my life.管理人？Kazumoto

タスク管理とスケジュール管理を分ける必要があるのだろうか？

多くの人は学生時代に管理していたのはスケジュールだけだったと思います。要は時間割です。あとは塾に行く日とかでしょうか？放課後にアルバイトや、デートの約束があった場合、それを忘れないように手帳やカレンダーの所定の日時にその旨をメモしておいた人もいるかも知れませんね。いずれにせよそれで十分間に合っていたはずです。

私が新卒で会社に入ってから、ごく最近まで、過去の手帳を見直すとそこに書いてあることはスケジュール管理が主体でした。まぁ若干備忘録的なTodoリストみたいなことも書かれていますが、仕事の詳細もスケジュールの中に含まれていました。

たとえば、6月11日（金）の欄に14:00●●会社××様訪問（△△の件・提案資料、図面持参）等とメモしておけばそれだけで十分仕事は回っていました。

しかし何時ごろからか「タスク」という言葉を急に耳にするようになりました。スケジュールを管理すること以外に、仕事の詳細である「タスク」を管理するツールが必要だと。仕事をする上で、Todoリストを使うことは基本中の基本となり、今では、Remember the Milk（以下RTM）やToodledoはまさにこの「タスクを管理」するサービスを提供しているわけです。

しかしタスクを意識的に管理し始めてから、私の個人的な実感として「忙しさが増してきた」ように思うのです。そこで、もしかしたら昔のように管理すべきことはスケジュールにまとめてしまえば、それだけで十分なのではないかという疑問が頭をもたげてきた為、現在RTMの使用を一時停止しています。

仕事とは「発注があり、条件をクリアして、期日までに納品すること」と私は定義しています。最重要項目はやっぱり「納品する期日」だと思います。（もちろん条件を満たす必要はあります。当たり前です）

RTMはそのクリアする条件を管理（保持）するのには優れていますが、「納期管理」にはどうも向いていません。いろいろ疑問が湧いてきたのです。
・スケジュールとタスクを分けて考えるやり方は、本当に分けて管理する必要があるのか？
・どちらか一方に統合して仕事を回す方が意識が分散しないで済むのではないか？
・詳細で膨大なタスク処理＆管理ばかりに気を取られると、常に仕事に追われているような気になりはしないか？
・いつの間にか「タスク管理」を仕事と勘違いしてしまわないか？
・「期日」というものへの意識が薄れて大きな失敗を犯す可能性があるのではないか？
・慣れ親しんだ時間割方式で考えた方が理にかなっているのではないか？
等と考えたわけです。

RTMの使用を停止し、数週間テストした結果としては、「スケジュールにタスクを時間割風に落とし込めばそれだけで私の仕事は滞りなく回る」という結論に達しました。私の場合、Googleカレンダーに期日（＝締め切り）を明記し、プロジェクトとルーチンのカレンダーを必要数作り、逆算思考的な段取りで「何月何日何時に何をやるか」を30分一塊としてGoogleカレンダーに入力すれば、十分仕事が回ってしまうことが判明しました。尚蛇足ですが、ついでに手帳の使用も止めてみました。iPhoneアプリの「Refills」であればスケジュールも大まかなTodoリストも一緒に管理できるからです。これも結果として別に私の仕事に手帳は必須なものではないという結論になりました。今ではiPhoneと5x3インチカード＋ジョッターだけで全ての仕事を回しています。

もっとシンプルに言うとこういうことです。1日8時間という労働時間を30分一塊ですから、1日には最大16コマの授業（仕事）を入れることができるわけです。その16コマの中には「A-Project（青）」だったり「ルーティンワーク1（オレンジ）」だったり、「B-Project（赤） Mtg」などと書いておくだけという簡単なことです。Googleカレンダーのバーチカル表示で見れば、どれくらいかかっているのかも一望できます。一応Project毎にTodoを書き付けた5x3インチカードがありますが、スケジュールを見ただけでは仕事の内容が思い出せないような仕事は皆無だったのです。

タスク管理という問題を取り上げた書籍が沢山書店に積んでありますが、タスク管理とスケジュール管理を分けずにゴッチャにしている書籍も見かけますし、反対に厳密に分け過ぎて仕事をより難しくしているだけじゃないか？と思われる書籍も少なからずあります。
当然仕事によって、詳細なタスクを管理する必要が絶対ある、そのタスク管理に従って進めなければならない仕事もあると思います。SEさんとかはそうなのかもしれませんね。しかしあまり「タスク管理のこと」を考え続けると泥沼にハマる可能性がありそうだと思います。例えば「タスク管理が目標になっている」「タスク管理をすることがさもスゴイ仕事をしていることだと勘違いしている」もしくは「タスク管理にかかる時間が増えている」という本末転倒なことをやっている人も少なくないように感じるのです。「何をやっても上手く仕事が回らない」という方は、再度スケジュールとタスクの定義を自分なりに定義し直して、根本的なところを見直す必要があるのかもしれません。

ちなみに…大辞林での検索結果は以下のとおりです。

[タスク]
①課せられた仕事。課題
②コンピューターで処理される作業の最小単位。

[スケジュール]
日程。予定。また、日程表。予定表。

Time is Moneyの真の意味

偉そうなタイトルですが、内容は実に当たり前なことです。「時間の無駄だった」と文句も言いたくなると思います。そう思ってもどうかご容赦ねがいます（笑）

現代社会はとにかく何でも便利なものがある時代です。所謂「三種の神器」の変遷を見てもそれは間違いなさそうです。しかし、そんなこの世の中で2つだけ、いつもみんなが「ない、ない」とボヤかれているものがあります。それは「時間」と「お金」です。この2つはいろいろな見方があり、私などの脳では考えれば考えるほどわからなくなるのですが、時間とお金はMIXすると時間というものがよりクリアに見えてくることに気がつきました。

生まれてから仮に寿命を85年とした場合、85年＝約31,025日。時間であらわすと744,600時間。これを多いと見るか少ないと見るかは人それぞれですが、ともあれこれだけの持ち時間があるわけです。そこから睡眠や食事など"使用不可"時間を10時間と仮定した場合、生まれてから死ぬまでの稼動可能時間は1日14時間ですから、単純計算で434,350時間となります。私でもできるくらいの簡単な計算ですが、このままだと数字が大きすぎて実感がわきづらいですね。しかしこれをですね、お金で考えると途端にわかりやすくなると思うのです。つまり私達は生まれて最初にこう宣告されているのです。

「ハイ。誕生おめでとう！あなたの所持金は434,350円です。そして一日経つごとに14円（14時間）を有無を言わさず必ず徴収されます。所持金は1円たりとも増えることはありません。では幸多からんことを！」

平均寿命の差を無視すればこれが世界共通のルールです。手持ちの43万円を減らすことが、生きるということに他なりません。俄然時間のありがたみが実感出来るようになりませんか？Time is Moneyとは良く言ったものだと改めて思います。

私たちは家電製品からITツール、交通機関の発達等々によって、この43万円を少しでも効率的に長く有意義に使えるよう工夫をしてきたわけです。しかしまだ「時間がない」と言っているのです。数々の便利な製品のおかげで相当の時間を余らせることができているはずなのに。いったいどれくらいあれば「時間がある」と思える状態になるのでしょうか？

安くて高品質な洋服。スーパーには山積みにされた食料。高いけれど一生を賭せば買えない金額ではない（と思う）住宅。衣食住全てが満ち足りて、日々最新の便利な製品が次々出てくるこの日本で、いったいあと何を減らせば、何を満たせば時間があると私たちは思えるのでしょうか？

現在34歳の私は残り260,610円しかありません。これが私に残された命の全額です。さて、こうして具体的に残り金額が見えれば「時間がある・ない」と考えるよりも、残された時間をどう過ごすべきか考えてみる方が有意義だと感じませんか？ちょっとしたことですが、この可視化は人生をレビューする際、座標軸として使えるのではないかと私は思います。

即興で書いてみました「どんとこい！仕事術」

@rashita2さんが主宰しているR-Style待合室で、「これが「どんと来い、仕事術」の全貌」というエントリーがありました。綺麗に章立てしてあり、この章立てという制限ありの状態で、思いつくまま書いたらどんな感じになるだろうと2時間ほどで、ちょっと書き出してみました。誤字脱字はご愛嬌ということで。（いきなり誤字見つけたのでww）PDFにしてみたので、ご興味のある方はコチラからお読みください。

こういう縛りのある条件下で文章を書くというのは、即興文章力を鍛えるには良いワークになりますね。いやはやとっても勉強になった2時間でした(^^)/

iPadと10日過ごして変わったこと

各所でiPad関連のニュースや、iPadは便利だという記事を目にするので、私ごときが特別付け加えることは全くないのですが、ITリテラシー低めな私が実戦でiPadを使ってみてどうだったかというのは、何かの役に立つかもしれないと思うので、この10日で起こった変化をちょっと書きとめておきたいと思います。

まずどうやって使っているかですが、自宅ではリビングで調べ物などをするのに使っています。リビングテーブルの上に出しっぱなしにしてあるので、家内との会話の中で「あれって幾らくらいかなぁ？」なんて会話になったら即時検索できます。これは便利です。いちいち書斎コーナ（私の書斎は個室ではないのでコーナーで正しいのです）に行ってMacbookで調べる手間が省けたことは大きな変化です。家内も面白がってTVで紹介された品々を調べまくっています。要はそれくらい調べ物が簡単にできるという効果は大きいわけです。

会社では、メインで使っているWindows7のノートPCとは全くリンクさせずに、常にEVERNOTEアプリを立ち上げたままでスタンバっています。理由は…PCからもEVERNOTEにWebクリップを送ったりしますが、以前使用したデータや蓄積したままのデータなどを参照する為に使うからです。当然WindowsPCで出来るのですが、参照する為には、別のデバイスがあったほうが断然便利です。セカンドディスプレイの便利さとはまたちょっと違う便利さだと思います。またWikipediaだとか、RSSリーダーもヒョイと横にあるデバイスで確認できることにより、仕事に行き詰まったときに良い意味での切り替えに使えています。当然ノートPCの横に置いてあるiPadでブログ記事の下書きなどもしています。ソフトウェアキーボードが使いづらいという話を耳にしますが、私は特に問題になっていません。パチパチというタイプライターのような音が心地よくて、別にiPadで書くべきものではないものまで、iPadで書いていたりします（笑）

現段階で、私のキラーアプリはやはりEVERNOTEということになります。当然i文庫HDに仕事で使うカタログなどを突っ込んであるので、これはこれでとても便利なのですが、やはりぶっちぎりでEVERNOTEを使っている時間が長いのです。ノートPCですと、GoogleReaderで気になった記事をSendto機能で送ったり、Webをウロウロしていて出会った文章をクリップしたりと、どちらかと言えば収集・蓄積場所、インプットツールとしてEVERNOTEを使っていた感がありますが、iPadではEVRENOTEに蓄積していたデータを積極的に"活用"出来るようになったと感じています。ようやくI/Oのバランスが取れたような感じです。ショートカットや数式なども突っ込んであるので、これも横ですぐに参照出来て便利だと感じています。文系出なもので、数式とかはすぐに忘れますからねww

隙間時間活性化はiPhone、ヘビーな仕事は母艦であるMacbookが担う。ではiPadは？単なる情報消化デバイスではなくて、アウトプット端末なのかなぁと感じています。実際、PCに向かうと構えてしまうような、iPhoneのフリック入力では書き漏らしてしまうような、小さなアイデアを書き留めたりと言ったシーンではホントに便利です。しかしあの画面サイズをフルに生かした、もっと自由でノビノビとした新しいアウトプットができると思うのです。そうだなぁ…ホワイトボード的というか、コルクボード的というか、KJ法的というか、曼荼羅発想法的というか、もしくは全部ひっくるめた万能アイデア書き出しツールというか。そんな感じのアプリが出てこないかなぁと思っています。ひとつだけ確かなのは、まだまだもっともっと面白くなるであろうデバイスだということでしょう！

仕事術が瓦解する原因とその対策法について

「自分がやりたい仕事をやりたい」けれど「忙しくてできない」という人がいます。確かに発狂しそうなくらい忙しい時というのはあります。その処方箋として多くの仕事術を扱った書籍では、「大切なことだけにフォーカス」し、「どうでも良い仕事を減らすように」と書いてあります。「できればとっくにやってるわ！ボケ！」と悪態のひとつもつきたくなるアドバイスです。つまりはアドバイスになっていないのです。

例えばクレームなんてその最たるものです。「自分は売るのが仕事、クレームはサポートチームの仕事」という体制が整った恵まれた職場は別として、一般的に営業職の人がクレームというミサイルを撃ち込まれた場合、その火消し仕事がいきなり最優先事項になってしまいます。従ってそれまで手がけていた仕事はペンディングにせざるを得なくなるわけです。私はこれが仕事術の本に寄せられる問い「急な横入りがあって」とか「自分の意志ではどうしようもないことが多くて」とか「結局仕事術は上手く回らない」の正体だと思っています。このあらゆる仕事術のワークフローをいとも容易く貫通してくる弾道ミサイルのような仕事は基本的に防ぎようがないものです。当たり前ですね。クレームを予期しながら納品する営業マンなんていないでしょう（笑）しかし日頃の準備如何で、この突然飛来する弾道ミサイル仕事に対抗することは可能だと私は思っています。

私は仕事とは超大まかに3つに大別できると考えています。

1. マニュアルどおりやれば良い仕事
2. マニュアル化することができる仕事
3. しばらくマニュアル化できない仕事

の３つです。恐らく多くの人が言う「やりたい仕事」とは3のことだと思います。１のマニュアル通りやるのは退屈だし嫌だというのは多くの人に理解していただける部分だと思います。（ただし、その仕事をやってくれる人が当然必要なのは肝に銘じておきましょうね）
落とし穴は２番です。マニュアル化して誰かにパスすれば良いのに、「俺がいないとこの仕事は回らないんだ」と自己陶酔に陥りやすい仕事だと思うのです。確かに「俺がいないと」というのは気持ちが良いものです。何か偉くなったような気がしますし、周りの人が頼ってきてくれるのは自己顕示欲を満たしてくれますからね。多くの人はココでその「上手くやれる気分の良い仕事」を「やりたい仕事」と勘違いしてしまっているのではないかと思います。自分が気分が良いことに乗じて、いつまでもマニュアル化せず、他人にパスしないから、突然飛来する弾道ミサイルのような仕事にテンヤワンヤして、結局上手くやっていたその仕事も崩壊してしまう。または上手くやっていたと考えていた仕事術も破綻してしまうのではないかと思うのです。

私は、あらゆる仕事は「誰もができるマニュアルに仕上げる」ことが最終工程であり、そのマニュアルが正真正銘の成果物ではないかと思っています。マニュアル化するというのは実に高度な能力と技術が要求される仕事です。当然メンドクサイと思いがちな作業でもあります。しかしミサイルが飛んできていないセーフティーゾーンにいる時にこそ、せっせと今の自分の仕事のマニュアルを作ることをオススメします。地味にコツコツとマニュアルを作って自分の代理を皆ができる体勢が整って初めて、正面から弾道ミサイルを迎撃することもでき、マニュアル化できない新しい仕事にチャレンジすることもできる状態になれるのです。つまりあらゆる仕事術が正常に機能し続けるためには、先に先に他人にパスしておく努力をする必要があるのです。あまりにも当たり前のことすぎて多くの仕事術では取り扱っていないだけなのかもしれませんが、ちょっと不親切と言えるかもしれませんね。こんなにでかい落とし穴を放置しているのですから。

今自分が誇らしく思っている仕事が、実は２番の仕事ではないか？とGTDのワークフローをお使いでしたら週次レビューの際に自分に問いかけてみる必要があると思います。

反逆児の仕事術008-反逆児がオフィスに求める設備

ノマドワーキングが流行りですが、大体の方は依然として朝オフィスに出勤し、オフィスで仕事をしていらっしゃると思います。そこで質問です。あなたのオフィスは快適な環境ですか？

大体の方は「No」とお答えになると思います。しかし良く考えてみるとコレはもの凄く大きな損失です。何故なら仮にあなたが今30歳で、定年退職は60歳とします。1年は365日、年間休日日数が120日と仮定して、1年に働く日数は245日。30年で7,350日。1日8時間勤務だと、その時間たるや約 58,800時間！！この膨大な時間を過ごす場所が「快適ではない」というのはどう考えてもオカシイと言わざるを得ません。（営業職の方はもっと少ない時間でしょうが、オフィスで仕事がある以上、同様に大きな問題です。）ですから反逆児は少しでも自分の職場が自分にとって快適なものになるよう何か工夫の余地が無いか虎視眈々と考えておく必要があるのです。

私は長年オフィス内装の仕事をしていた関係で、オフィスをどうすれば快適で生産性の上がるものにできるかということを始終考える癖がついてしまっています。先日お邪魔させていただいた名古屋ライフハック研究会のLTトークのテーマもコレでした。その際紹介したのは次の2つ。
 

1. 一人で集中できる秘密基地を作ろう！ 
2. アイデアを楽しく検討できる場所を作ろう！

です。現代の仕事の出発点は「一人で集中してじっくり考えること」から始まります。しかし通常のオフィスは、一人でじっくり考える場になっていないというのは大問題です。一人で没頭できる秘密基地のような場所が必要です。若しくは某SONY関連会社の内装を手がけたとき「瞑想室」というのを作ったことがあります。完全防音、畳敷き、部屋の真ん中にでっかい水晶を設置し、壁材は漆喰（黒）の部屋です。こういう設備がある会社は素晴らしいと思います。また会議室のでかいテーブルに全員向かい合って座ってアイデアを検討するなんて非効率この上ないことです。カフェのような、もしくはダーツやボール投げができるような憩いのスペースを作り、運動しながら話し合った方が、よっぽど良いブレストができると私は思います。

しかし、名古屋でお話しきれなかった条件があります。反逆児たる私が考えるオフィスに備える"べき"4つの設備を公表します。それは

1. 発声室を作るべし
2. シャワー室を作るべし
3. マッサージチェアを置くべし
4. コピーやプリンタは専用の個室を作るべし

の4点です。

まず発声室が何故必要か？ちょっと周りの人を考えて見てください。みんな腹から声が出てますか？ボソボソと聞き取りづらくないですか？滑舌良く話していますか？私は営業時代、早朝、会議室の1室でアナウンサーばりに「あ！え！い！う！え！お！あ！お！」と50音を腹式呼吸で大声で発声し、所謂発声法の基本でもある「水馬(あめんぼ)赤いな、ア、イ、ウ、エ、オ」等の母音発声法を1日の始まりの儀式としていました。まず1日の始まりに大声を出すとバチッと目が覚めます。発声練習をした後では自然と声は大きく、滑舌良く話せるようになります。電話の応対もスムーズに行きますし、お客様先でも堂々と話しができるのです。この効果はお約束します。これは絶対どこの会社でも設置してほしい部屋です。できれば防音室が望ましいですが、朝早く一人で会議室でやってもかまいません。反逆児たるもの他人の視線が痛いなどというよりも効果のあるものは積極的に取り入れる姿勢でいましょう（笑）

シャワー室も必須です。夏場、汗だくでオフィスに帰ってきて、どのグシャグシャの格好のまま書類作成なんてしても能率が上がるわけではないからです。冬も同様。凝り固まった身体をほぐして、身体を温めてから仕事に取り組んだ方が絶対良いと思っています。私が勤めた会社はいずれもこの装備がなかったので、電子レンジでホットタオルを作って身体を拭いたり、夏場は着替えも持って行ったりしていました。シャワーが脳をシャッキリさせることは多くの本でも紹介されていることです。これを取り入れないというのは愚の骨頂だと思っています。

マッサージチェアを置くべきだというのは、前傾姿勢でノートパソコンに向かって延々作業をしていると、身体に悪いことこの上ないからです。「疲れたぁ〜」という時に、マッサージチェアにたった15分座るだけでリフレッシュできる環境があったら、随分精神的にも肉体的にも疲労度合いは違うと思うのです。以前よりオフィス家具メーカーにマッサージ機能付きオフィスチェアを作ってくれと言っているのですが、未だどこも作ってくれません(>_<)　30万円そこそこで、皆が気持ち良く仕事ができるものなら安いモノだと思いませんか？

そして騒音の発生源たるコピーやFAXやプリンタはひとつの部屋にまとめてしまった方が良いと私は思っています。オフィスのど真ん中に作れば導線を気にする必要性も減ります。五月蠅いものはまとめてフタをした方が良いと思うのです。以前1件だけこの提案を飲んでくれて、そのようにレイアウトにしたお客様がいらっしゃいましたが、改装後は、みんな集中して仕事ができるようになったとご好評いただきましたから、これも間違いない方法だと思っています。

いずれも平社員レベルですぐに設置できるものではありませんが、エライ人が個室を与えられていて、必死で働いている一般社員が劣悪な環境にいるというのはオカシイのです。逆です。逆！！エライ人ほど個室なんぞに引きこもっていないで、いつでもホウレンソウを受けられるよう、オープンな場所にいるべきです。そして一般社員は集中して考えることができるような個室環境を持っているべきなのです。

オフィスの移転を検討していたり、内装を根本的に変えようとプロジェクトチームが動いているような会社に、もしお勤めでしたら、何としてもこれだけは設置してくれと強く要求してみることをオススメします。

ちなみにオフィス家具業界の日本4大メーカーである、岡村製作所、コクヨ、内田洋行、イトーキのホームページでは色々なオフィスレイアウトのプランが公開されています。たまに覗いて見ると、非常に参考になると思います。

※冒頭の写真は、2004年度第17回日経ニューオフィス賞を受賞した中沢フーズの執務スペースの写真です。一度見学させてもらいましたが、素晴らしいオフィスでした。