Dropbox活用実践例-「他社」との情報共有

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私が新卒で社会人になった頃から言われ続けているビジネスをする上での問題があります。『情報共有』というヤツです。簡単なようですが、この『情報共有』というのはなかなかどうして、一筋縄ではいきません。丁度実行中のプロジェクトで見えてきたものがあったので、「ああ、その手があったか」と少しでもお役に立てれば幸いです(^^)/

『情報共有』の場が必要だということは、たいていの人と共有できます。即ち、情報を共有できる場がなければ、全員が把握すべき情報を集約することはできないし、各人が知恵を出し合い、それぞれの能力によって得た成果を共有することで、はじめて個人の能力を超えた「三人寄れば文殊の知恵」が出る環境になるという認識は大方の人が頷くところです。

同じ社内であれば、ファイルサーバにでもフォルダを作って入れておけばOKというレベルでも、まぁ情報共有できたわけです。「ファイル上げといたよ~」「オッケー」というやり取りで間に合っちゃうわけですね。

しかし昨今、情報を共有する必要がある相手は、同じ社内の人ばかりではなくなりました。やたらとスピードを求められる昨今、協力会社といった他社とも、スピーディ且つタイムリーに情報の共有をする必要に迫られています。そして「じゃぁどうやってその場を作るのか?」となると、とたんに暗礁に乗り上げます。

他社が絡むと話は俄然複雑になります。当然お互いの会社のセキュリティポリシーがあったり、サーバを経由するにしてもアクセス権限をどうするとか、ファイル形式を何にするかとか、仕事が終わった際、共有したファイルはどこの会社が保持するのかとか、色々問題が出てきます。利害も複雑に絡みます。一番厄介なのは・・・相手のITリテラシーが高くなくて、まだ紙主体の仕事をしている場合などはものすごく困ることになります。公的な申請書類とか、FAXとか、郵送されてくる図面とか、しばらく無くなりそうにはありません。ということで、情報共有を行う上で複数の会社の利害を損ねない場(公平な場と言っても良いでしょう)を作るかと、紙と電子データの情報をシームレスに繋げるにはどうしたらよいか?というところがカギになりそうだと思います。

現在、私が抱えている仕事で当社の他、3社が協力して行う仕事があります。関わる人の年齢が一番上の人でも40代前半であったことから、思い切って「Dropboxを使ってみないか?」と提案し、現在Dropboxを使って情報を共有して仕事を進めてみています。Dropboxであれば、更新内容が全員に反映されるので、フラットな場が作れるはずだと考えたのです。

具体的にどういう情報を共有しているかと言えば、顧客との面談内容(顧客の要望)、図面の情報、詳細仕様の検討及びその可否、材質に関する検討、エクセルで作ったガントチャートの共有によりスケジュールの把握。納期の前倒し若しくは遅延のタイムリーなシェア、実際の現場及び製作途中の写真、性能検査結果などです。何より私を含め4名の愚痴の共有(^^;) ができるようになりました。正直思っていたより他社さんの担当者にも喜んでもらえて、このプロジェクト自体、非常にスムーズに進行しています。

紙の問題ですが、やはり1社、紙が主体という会社があったのですが、私のところにFAXしてもらい、PDF等にして私がDropboxにあげるという作業を担うことで解決しました。紙と電子データの情報を繋げる為に「HUB役」を1名決めておくと上手く行くと思われます。

一つだけ、NDAに近い契約をしておきました。内容は「共有した情報はいかなる理由であれ公表しない、転用しない」ことだけです。メンドクサイ話しですが、仕事の全てといって良い情報ですから、エンドユーザーに迷惑をかけないためにも、一応やっておいた方が良いだろうと判断しました。

当たり前といえば当たり前の使い方なのかもしれませんが、クラウドサービスは仕事の成果を一社が独占するようなことがなく、フェアな取引ができる場を構築できるサービスとも言えそうだと、このプロジェクトで思い始めました。
大企業なら兎も角、中小企業の間で情報共有するなら、「無料(2GBもあれば十分です)」「簡単」「便利」の3拍子揃っていないと導入は難しいと思われますので、普通にPCが使える人と情報を共有するには、Dropboxが現状で最善の手のひとつと言えるだろうと思います。

2 コメント:

nakashimasi さんのコメント...

私にとってDropBoxは仕事の進め方を大きく変えたツールの一つですね。
それまでは、メールかデータ送信サービスで必要な資料の受け渡しを当たり前のようにしていましたが、何度もそれを繰り返すうちに最新のデータがどれだかわからなくなったりと。。。w

近々同じような内容でブログにエントリーをアップする予定です^^

あとTipsですが、DropBoxのRecent Events をRSSに登録しておくと、ファイルの更新状況をモニター(監視)できて便利ですよw

Kazumoto さんのコメント...

コメントありがとうございます!

なるほどRSS登録するという手段があるんですね!勉強になりました!

Dropbox使うと、少し大きいデータの受け渡しですら苦労していたのが嘘みたいに楽になりますよね!