仕事術が瓦解する原因とその対策法について

「自分がやりたい仕事をやりたい」けれど「忙しくてできない」という人がいます。確かに発狂しそうなくらい忙しい時というのはあります。その処方箋として多くの仕事術を扱った書籍では、「大切なことだけにフォーカス」し、「どうでも良い仕事を減らすように」と書いてあります。「できればとっくにやってるわ！ボケ！」と悪態のひとつもつきたくなるアドバイスです。つまりはアドバイスになっていないのです。

例えばクレームなんてその最たるものです。「自分は売るのが仕事、クレームはサポートチームの仕事」という体制が整った恵まれた職場は別として、一般的に営業職の人がクレームというミサイルを撃ち込まれた場合、その火消し仕事がいきなり最優先事項になってしまいます。従ってそれまで手がけていた仕事はペンディングにせざるを得なくなるわけです。私はこれが仕事術の本に寄せられる問い「急な横入りがあって」とか「自分の意志ではどうしようもないことが多くて」とか「結局仕事術は上手く回らない」の正体だと思っています。このあらゆる仕事術のワークフローをいとも容易く貫通してくる弾道ミサイルのような仕事は基本的に防ぎようがないものです。当たり前ですね。クレームを予期しながら納品する営業マンなんていないでしょう（笑）しかし日頃の準備如何で、この突然飛来する弾道ミサイル仕事に対抗することは可能だと私は思っています。

私は仕事とは超大まかに3つに大別できると考えています。

1. マニュアルどおりやれば良い仕事
2. マニュアル化することができる仕事
3. しばらくマニュアル化できない仕事

の３つです。恐らく多くの人が言う「やりたい仕事」とは3のことだと思います。１のマニュアル通りやるのは退屈だし嫌だというのは多くの人に理解していただける部分だと思います。（ただし、その仕事をやってくれる人が当然必要なのは肝に銘じておきましょうね）
落とし穴は２番です。マニュアル化して誰かにパスすれば良いのに、「俺がいないとこの仕事は回らないんだ」と自己陶酔に陥りやすい仕事だと思うのです。確かに「俺がいないと」というのは気持ちが良いものです。何か偉くなったような気がしますし、周りの人が頼ってきてくれるのは自己顕示欲を満たしてくれますからね。多くの人はココでその「上手くやれる気分の良い仕事」を「やりたい仕事」と勘違いしてしまっているのではないかと思います。自分が気分が良いことに乗じて、いつまでもマニュアル化せず、他人にパスしないから、突然飛来する弾道ミサイルのような仕事にテンヤワンヤして、結局上手くやっていたその仕事も崩壊してしまう。または上手くやっていたと考えていた仕事術も破綻してしまうのではないかと思うのです。

私は、あらゆる仕事は「誰もができるマニュアルに仕上げる」ことが最終工程であり、そのマニュアルが正真正銘の成果物ではないかと思っています。マニュアル化するというのは実に高度な能力と技術が要求される仕事です。当然メンドクサイと思いがちな作業でもあります。しかしミサイルが飛んできていないセーフティーゾーンにいる時にこそ、せっせと今の自分の仕事のマニュアルを作ることをオススメします。地味にコツコツとマニュアルを作って自分の代理を皆ができる体勢が整って初めて、正面から弾道ミサイルを迎撃することもでき、マニュアル化できない新しい仕事にチャレンジすることもできる状態になれるのです。つまりあらゆる仕事術が正常に機能し続けるためには、先に先に他人にパスしておく努力をする必要があるのです。あまりにも当たり前のことすぎて多くの仕事術では取り扱っていないだけなのかもしれませんが、ちょっと不親切と言えるかもしれませんね。こんなにでかい落とし穴を放置しているのですから。

今自分が誇らしく思っている仕事が、実は２番の仕事ではないか？とGTDのワークフローをお使いでしたら週次レビューの際に自分に問いかけてみる必要があると思います。

鬱病キャリアに最適な仕事術は「GTD」だと思う理由

鬱病キャリアであることをウリにしている気は特になくて、単に私という人間の構成要素の一部として公表しているのですが、たまにいただくメールの中で「私も鬱を抱えているので、仕事が上手く行かない。どう仕事をこなしているのか？」とか「仕事中、急に落ち込んだらどう対処しているか？」などの質問をいただくことがあります。私は医者やカウンセラーではありませんから安易な返信をしないようにさせていただいていますが、このところこういったお問い合わせを頂くことが増えてきました。何かの参考になるかもしれないので、今もクスリを服用している鬱病キャリアの一人として、どうやってこの病気と関わりつつ、仕事をこなしているのかを紹介します。

結論から言うと、私は鬱病など精神疾患を抱えている人こそ「GTD」という仕事のやり方が一番適していると考えます。2度目の休職から、復職するにあたってやはり色々心配になりました。できなくなってしまったことも沢山あるし、仕事に復帰したところで、会社に、社会に貢献できるか、社会の中で自分が立脚できるかどうかものすごく不安でした。そこで、今まではあまり意識しなかった所謂仕事術系の本を乱読して、何か今の自分でもできそうな仕事術、自分の不安を取り払ってくれる魔法の仕事術は無いのか、懸命に探しましたが、まあ、そんな魔法のやり方はありませんよね(^^;)

しかし、一冊の本が私に与えたインパクトはとても大きいものでした。それが『ストレスフリーの仕事術』です。まさにストレスを抱えないで、仕事ができる方法を探していたわけですから、当然といえば当然です（GTDのシステムそのものは『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』をご一読下さい。）

何がそんなにインパクトがあったかといえば、「頭の中にあることを全て書き出せ・気になるものを全て集めろ」ということです。自分の頭はどうなってしまったのか？という不安を抱えているわけですから、一回それを全部ぶちまけてみろと言われたのは、ガツンときました。

そして言われるがまま、まっさらなノートに向かい書き始めてみました。不安に思っていること、できなくなったこと、最初出てくることは全てネガティブなものでした。「頭の中の全て」ですから、幼少期の思い出から友達の名前、付き合ってきた人との記憶、とにかく何から何まで頭に浮かんだものを丸2日寝ずに書き続けて（これ冗談抜きでホントに寝ずにやりました）ちっちゃい文字でびっしりノート2冊に、私の頭の中身の「全て」を書き出して、頭からそれを読み直してみると、時折ポツポツと「～したい」という言葉が出てきて、ページを追うごとに徐々にこういった前向きな言葉が増えているのを見つけて楽になれました。

不安ばかりではないということを見つけられた効果は計り知れないほど大きいものです。少なくとも「～したい」という言葉は、鬱で何もできない、やりたくない、やる気が起きない、死ぬことばかり考えている、かつての自分からは出てくるはずの無い言葉だからです。「少なくとも良くなってきていることは間違いない！」そう確信が持てたのです。そうして漸く物理的に気になるものを集め始めるというアクションが取れるようになりました。

GTDは仕事のやり方ですから、記憶までぶちまける必要はなくて、気にかかっている仕事を書き出せば良いわけですが、私は気分や記憶まであらゆることを全て書き出しました。多分、鬱病などを患っている人は仕事だけでなく、もういっそのこと半生記を綴るくらいの勢いで、自分自身を全て書き付ける方が良いと思います。精神の棚卸しをする効果は絶大だと実感として思います。GTDの最初のステップである「収集」だけでもこの仕事術がもたらす効果は大きいと私は思います。

そして、仕事に復帰してからは、とにかく一つ一つ丁寧にタスクを紙に書き付けてから、取り掛かるという習慣づけを行いました。「自分が何をするか、メモをしてから取り掛かる」たったこれだけのことで、気分の落ち込みに対抗できました。不思議ですが、軽く沈んだとしても「どうあれ今はこれをやっていれば間違いはないんだ」と自分を説得できるようになったとでも言いましょうか、そんな感じです。

今も「メモしてから取り掛かる」ことは続けています。もはや書かないで取り掛かるということはちょっと考えられない状態です。PCで入力するのではなく、裏紙で良いから直筆でメモをする。「●●をコピー」とかそんな「書く前にやれよ」ということも書いてからやります。走り書きのようなものでも、これが有ると無いとは大違いだからです。最初はリーガルパットに綺麗にリスト化していましたが、今はA4コピー用紙の裏紙に殴り書きのように書き付けています。終わったら上から線を書いて消すだけです。残りは次の日にやるタスクとなります。

そしてGTD実践者が何故か躓く週次レビューですが、この作業、実は私は好きなんです。何故か？少なくとも私のSomeday/Maybeリストは「欲望リスト」です。一つも前に進めることができないリストですが、「ああ、これだけ「～したい」と思えるようになったんだなぁ」と具合が良くなっていることを実感するのが楽しいからです。楽しいことだから意識せず続けられているのだろうと思います。
勿論あんまり愉快じゃない終わっていない仕事の事柄も書き出しますし、自宅でやらねばならない作業も書きます、愛犬の予防注射とか、トイレ掃除なんてのも全部です。やり方は色々だと思うのですが、私は手でノートに書き出しています。それからMacに向かい、RTMやGoogleカレンダーやEvernoteに書き写しています。二度手間だと我ながら思うのですが、何故か直接キーボードで入力していくより、私は、手で書き出したほうが、気になっていることの棚卸しがし易いからです。

あとの変わったコツとして、普通の勤め人であれば、月〜金まで実働5日あるわけですが、必ず実働4日で出来る範囲の仕事量に留めるようにしています。理由は急な仕事を振られた時の対処の為の予備時間であるとともに、具合が悪くて出社できない場合に備えてです。「最悪1日休んでも大丈夫。仕事に何ら支障は無い」と思えるだけで、精神的に楽だからです。休憩や余裕の時間を確保することは必要だと思います。

GTDが他の仕事術と違うのは「いま何をやるか」というアテンションを管理する仕事術だということです。どこまで一つの作業を細かくするかは人それぞれですが、一例として･･･10枚の書類のコピーを5部取るというタスクがあったとして、

1. 10枚の並びが正しいか調べる
2. コピー機の前に持って行く
3. コピー機の「コピー」を押す
4. 原稿をADFにセットする（裏表注意）
5. 「片面・A4・5部」とコピー機に入力する
6. スタートボタンを押す
7. キチンとコピーされているか確かめる

などとするか、単に「コピーを5部」としてアクションとするかはそれぞれという意味合いです。ともかくそのタスクを終わらせるにあたり、何らかのアクションを取って、前に進めていることは間違いないわけです。私は鬱になったとき段取りが組めなくなったことが一番ショックなことだったので、上のようにコピーを取るという行為でも細かく書き出してから、とりかかるようにしていました。まどろっこしいけど、この手順で間違いないという確証を得たかったからです。

そして、小さな小さなタスクを問題なく処理できるということが積み重なって行くと自信になりました。週次レビューで今抱えている案件の量は自分でこなせる量か否かを毎週確認でき、無理なら前もって誰かに振るなり、断るなり、のアクションを取って間違いないと確信を得ることができます。「いまやっていることに確信が持てれば」間違いなく仕事は前に進められます。ですから、私は鬱病等、精神疾患を抱えている人に、最適な仕事術は「GTD」だと私は思っています。

追記：上記は月曜日に書き上げていたのですが、火曜日に急に墜落しまして、漸く水曜日の今になって盛り返してきました。今回わかったコツ。墜落したときは、何かひとつみっともなくて良いから、ジタバタしてでも、とにかく"仕上げる"ことを繰り返す。何かスグに片付きそうなタスクを見つけてやっつけていくとテンション上がる。モグラ叩きしてテンション上がるのと同じイメージ。

5x3カードがあればノートは要らない

少々過激なタイトルですが、私の生活（仕事もプライベートも）において5x3インチのカードがあれば、本当に、いわゆる「ノート」は必要なくなりました。

松浦弥太郎氏著『日々の100』の1番目のアイテムはレシピカードボックスと5x3インチのカードです。その最後はこう締め括られています。

5x3カードとスケジュール帳のみで、僕の仕事は充分足りている。

カードというと、私は名刺大のものか京大式のものばかりと思い込んでいたのですが、恥ずかしながら、この本を読んで始めて5x3インチ(127 mm x 76 mm)というサイズの存在を知りました。

このカードが本当に松浦氏の言うように便利なモノか確かめてみようと、昨年11月末頃より試用していたのですが、私にとっては、5x3インチカードがあれば、ノートは不要だという結論に至りました。今使っているのは入手しやすいコレクト情報カード5×3無地 C-531です。（Amazonでは100枚入りで338円）

このカードはかなりコシが強いので、クシャクシャになってしまうこともほぼありません。トランプより少し薄いくらいの感じと思っていただければ良いと思います。スーツの内ポケットに無造作に入れておいても問題ありません。

また、大きさが丁度良いのです。ミーティングのメモ程度であれば、かなり長時間の会議でもカードの両面とも使えば、2枚で充分に事足りてしまいますし、アイデア出しの時にも名刺大のサイズと比較してかなり大胆に書けるのでとても便利です。単体でTodoリストとしても使えるでしょうし、1枚をコンテクスト（[@買い物カード][@連絡カード]等）として、そこに項目を書き付けていけば、GTDにも使えるでしょうし、何枚かまとめて持てば、HipsterPDAとしても使えるでしょう。もちろん、情報カードの積極的な活用法の一つである。PoIC（ポイク、Pile of Index Cards:情報カードの積み重ね）的に使えるのは言うまでもありません。

「ほんとにそんなに書けるの？」と思われると思いますので、具体例をあげると、1月の佐々木正悟さん（@nokibaさん）のセミナーではEvernoteについてのメモで1枚（両面）、Toodledoについてのメモで1枚（両面）、ミニプレゼンで1枚（両面）、自分の感想や疑問点で1枚、と計4枚で足りました。その後、Scansnapで読み込み、Evernoteに入れておけば、iPhoneでいつでもメモを見直すことができます。

さらにこのカードサイズの最重要ポイントとして、このカード、Moleskinのポケットに収納するのに丁度良いのです！！手ぶらスタイルを基本とする私には、これはとっても重要なポイントです。

現在、私のこのカードの使い方は、Moleskinのポケットに5枚常備（ストックは自宅と会社に置いてあります）さらに1枚をユビキタス・キャプチャー（以下UC）用として、Moleskinの表紙裏の厚紙の部分にゼムクリップで常に止めてあります。（こちらに写真をUPしてあります。Flickrへ飛びます）

1枚だけ別にセットしてあるのには理由があります。現在愛用の手帳はMOLESKINE スケジュール+ノート ハードカバー赤なのですが、左側は当然スケジュールなどを記入、当初の予定では、右のページにUC用と考えていたのですが、意外と仕事の記録が幅を利かせてきまして、右のページもほぼ仕事の内容一色になってしまいました。つまりUCを書き込むスペースが無くなってしまったのです。

そこで、5x3インチカードをUC用として活用することにして、後でScanSnapで取り込むことにより、手書きのものもEvernoteに集約させるように運用法を変更しました。いつでもiPhoneでEvernoteアプリを立ち上げ、メモできればよいのですが、本当に一瞬のことを書き留めるのには、まだまだ手書きの方が早いので、こういった対策をとっています。（フリック入力の修行が必要ですな）

ちなみに、UCのメモはEvernoteに取り込んだ後、[UC][5x3][2010][MM][DD]の5つのタグを付けることで引き出すことができるようにしています。Evernoteのタグは階層化できますので、予め2010年タグの下に01月〜12月のタグを構成を作っておき、その下に入れていくようにします。こうすることでUCの肝である日付で追えるようにしています。（ATTRIBUTES機能を使えば良いだけなのかもしれませんが･･･まだこの辺良く分かってませんので、今はタグで管理してます。）

多ノート派か1冊にまとめる派か等、ノートの活用法については色々な書籍、記事を目にしますし、どれにしてもメリットは大きいのだと思います。しかし、とにかく両手をフリーに、最低限の持ち物しか持たない、『ウルトラライトビジネススタイル』を標榜する私としては、iPhone+Moleskin+ペン+5x3カードさえあれば、仕事のスケジュールからタスク管理、UCまでをカバーすることができることがわかりました。カードであればノートのようにかさばることもありません。オフィスだったら複合機で、自宅だったらScanSnapで取り込み、Evernoteにで一元管理出来た方がノートに書き留めるよりも、何かと使い勝手が良いように感じています。もし書き留めた内容をEvernoteに集約するお考えであれば、ノートの代わりにカードを使うというのは結構良い手段だと思います。

GTDの網をすり抜ける極小タスクの捌き方

先日、「ふ〜、今日の仕事はほとんど片付いたなぁ」と思いながら、手帳に貼り付けてあるGTDのワークフロー図を見ていたところ、「仕事の定義」について改めて考えさせられました。『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』では

仕事とは、現状を変えたいこと、変える必要があることという広い意味で用いている。P21

とあります。Lifehacking.jpを主宰されている@mehoriさんは「机の上に残された１枚の紙を片付けるのもタスクなのです」と以前ブログで書かれています。つまり変える必要がある事柄全てが、仕事でありタスクであるわけです。

"すべて"の変える必要があることを仕事と捉えると、仕事量は必然膨大な量になります。今、この草稿を書いている会社の私のデスクでは、飲み終わった缶コーヒーの空き缶が1本あります、先ほど使った付箋が引き出しにしまわれず出たままです。少し前の作業で使った太い輪ゴムが2本デスクの上に出ています。あ、蛍光ペンも出しっぱなしです。これは片付けるという「変化」をさせなければならないことですから、GTDのシステムでは「仕事・タスク」ということになります。

また、GTDの最初のステップは「収集」つまり「気になることを"全て"書き出す」という手順です。手順通りにするのならば「空き缶を捨てる」というのも書き出して、頭を空っぽの状態に保たねばなりません。

しかし、一般的に言われる「仕事＝業務」の内容は事細かに書き出していても、「空き缶を捨てる」という「仕事」を書き出せている人がどれだけいるでしょうか？もちろん原理・原則に則り、書き出すのが最善なのでしょうが、頭の外に書き出せない・書き出し忘れる・書くまでもないと思ってしまう、といった、GTDの「収集」の網をすり抜ける極小タスクは、どうしたら適切な対処が取れるのでしょうか？

私なりに色々試行錯誤した結果、整理術を駆使することで解決するのが手っ取り早いとわかりました。即ち、

1. 自分が気持ちよく作業ができる環境（基準）を決める。
2.  基準"以外の要素を排除する時間"を3分3セット計9分を作って一気に「実行」する

これだけです。3セットにしているのは、3回の必ず取るようにしている休憩時間に合体させて実行しているからです。書く気になれないけど、変えなければいけない極小タスク（＝空き缶を捨てる等）は1日3回、予め時間を確保して、そこで一気に片付けちゃおう！というわけです。

この発想の元は佐藤可士和氏のオフィスとデスクです。佐藤可士和氏率いるSAMURAIのオフィスが"超"整理が行き届いた状態であることはつとに有名です。あのオフィス、デスクの状態が佐藤可士和さんにとって、最も仕事に適した快適な環境の基準であり、それ以外のモノは時間を取って整理しているからこそ維持できているのだろうと思ったのです。

では、実際に私が気持ちよく作業ができるデスクの状態とは何だろうと、あれこれ模索した結果、写真のような状態（Flikerに飛びます。詳細を載せてます！）であれば気が散ることが少なく、仕事に取り組めるとわかりました。

平机の上には

電話・電源タップ・ノートパソコン・マウス・マウスパット・iPhone・モレスキン手帳・コースター・カップ

右隣の脇机の上には

3段トレイ・クリップボードに挟んだA4裏紙・鉛筆

これが現状、私にとっての仕事に適した快適な状態のデスクの基準です。

つまりは、一番自分が業務に集中できる（気持ちの良い・快適な）状態を決めて、それ以外を時間を決めて定期的に排除することによって、GTDの網をすり抜ける極小タスクを書き出さずとも、一気にやっつけられるというわけです。

実はこれ、家庭でも同じように使えます。

・ダイニングテーブルの上には、ティッシュボックスとペントレイに乗る筆記具以外は乗せない。

・リラックスチェアとオットマンの上に、ブランケット以外は乗せない。

・テレビなどのリモコンは所定の引き出しにしまう。

などなど。幾らでも出てきますね。

帰宅したら、ダイニングテーブルにDMが出しっぱなしだったり、読みかけの雑誌が積んであったり、朝食の食器がそのままだったり、ソファに衣類が積んであったり等など、生活のほんの些細な乱れが及ぼす、ストレスの影響は想像以上の破壊力があります。また、何故かこういう極小タスクは1つあるだけで、他の極小タスクを次々に集める性質があるようですから定期的に退治することが肝要だと思います。

是非、まずは職場でも家庭でもターゲットを一箇所決めて、基準以外を定期的に排除するようにしてみてください。例え書き出さなくても、意外とストレスフリーな状態を保てるのではないかと思いますよ！

My GTD System！-RTM×Moleskin×iPhone-

GTDをどうすればより良く運用できるかと試行錯誤して早数ヶ月。タスク管理にはRemember The Milk（以下RTM）を使うコトに決め、有料会員になりました。私の場合、どうやってGTDを機能させているのかご参考になればこれ幸い。

＜相棒の道具たち＞

・モレスキン手帳＋ペン

・iPhone

　主力アプリ

　「.Sched」

　「RTM」

　「Evernote」

　「Dropbox」

・Googleカレンダー

・RTM

・クリップボードに留めたA4裏紙

＜INBOX＞

とにかくGTDの肝は「安心して忘れられるツールを決めること」だと思います。色々調べた結果、RTMが一番使い勝手が良さそうだし信頼できるツールだと思ったので、RTMの受信箱にドンドン追加していきます。この時点ではカレンダー・ToDoリスト・プロジェクトリスト・Someday/maybeリストといったことは気にせずとにかくぶち込みます。

★INBOXの整理は日次レビュー（後述）で行います。

＜物理上のINBOX＞

会社のデスクには3段トレーを置いているので、上段をINBOX、中段をWait、下段をリファレンスとして活用してます。

自宅には2段トレーを置いていて、上段をINBOX、中段をWaitとしています。

自宅でも会社でも紙や雑誌などの媒体は基本的にサッと読んでして、重要なところだけSCANした上で廃棄していますので、ココが溢れるようなことはまずありません。

＜E-Mailの受信箱の処理＞

会社のWindowsPCではジャストシステムのShurikenを使っています。これは迷惑メール排除機能がやたらめったら優秀だから。受信箱に届いたメールは1時間に1回くらいの割合で確認して、その場で対応してしまいます。よくメーラーの受信箱がいっぱいという文章を読みますが、何故か、私のE-Mail受信箱が未処理メールで溜まるということは発生しません。1日60〜70通くらいは届くんですけどねぇ･･･今度良く分析してみます。

＜プライベートか仕事なのか＞

INBOXに入ったタスクはプライベートなのか、仕事なのかを明確にするため、RTMのリスト機能を使います。リストの先頭にプライベートなら「pv(Privateの略）」、仕事なら「work」とつけるようにします。

例えば、プライベートで毎日するタスクだったらリスト名は「pv_daily」ですし、仕事で繰り返し行うようなタスクだったら「work_routine」に入れてリマインダ設定をしておくという感じです。（仕事のルーティンワークはGoogleカレンダーにもリマインダ設定してます。）

＜カレンダー（アポ）＞

営業では無いので、外出予定などはほぼ無いのですが、たまに来客があったりします。ですので、INBOXにあるものがアポイントならば、Googleカレンダーとモレスキン手帳と2カ所に書き込みます。完全に2度手間ですが、iPhoneが使えない時のための保険なのでこれは仕方なし・・・。

尚、iPhoneのスケジュールアプリは「.Sched」を常用しています。このアプリとても優秀で、縦のときは月間表示、横にすると週間バーチカル表示！になるという優れもの。もちろんGoogleカレンダーとのSyncもバッチリ！操作性も安定性もなかなか好調です！個人的にはオススメ！詳しくはコチラをご参照ください。

＜〆切りのあるタスク＞

〆切りが明確に決まっているタスク（Project化するまでも無い程度だったり、手慣れたものだったり）は〆切りをやはりGoogleカレンダー（リマインダ設定必須）と、モレスキン手帳に記入。さすがに〆切りを忘れるのは何としてでも避けたいですからね。

＜すぐタスク＞☆ココが特殊！

私の仕事は"すぐ"アクションを起こす必要があるタスクが大半を占めます。タスクが投げられたら即時、打ち返さねばなりません。完全にタスク管理術の掟破りですが、とにかく速度最優先なので、要点を手元のA4裏紙にメモする程度で、とにかくスタート！他のものは一旦ペンディングとします。概ね20分〜30分強程度のタスクが最近は多いですね。この要点を記したA4裏紙は後述の日時レビューの時に使用して、廃棄します。

＜日次レビュー（職場）＞☆ココも特殊！

日次レビューというのはこの「すぐタスク」を管理するためにやっているといっても良いものです。仕事終わりに業務日報を必ず書くので（私は1日の仕事終わりのタスクを日報作成としていて、絶対に当日に出すことをポリシーとしています）この時を利用し、Googleカレンダーに先ほど使ったA4裏紙に書いた「すぐタスク」を入力し、どういうタスクにどの程度時間を取られたのか確認しておきます。これは同じようなことが投げられた時、確実に打ち返せる構えを取るためですし、自分がどれだけのタスクを一日でこなせるのか見積もれるようになるのに効果的です。と同時にINBOXの振り分け作業、プロジェクトの見直しも行い、明日やるべきことの確認をしてスッキリ退社するようにしています。

＜Project＞

問題はココです。複数のアクションを求められるProjectの管理が確立していないが故に、「すぐタスク」にかまけて、Project管理が疎かになる傾向がありました。ここからがRTMの本領発揮！

まず、RTMのリスト機能を使ってリストをProjectの分だけ作成します。そして『Projectのゴール地点を見失わないように』ちょっとした設定をします。例えば「Aという規格を来年10月に取得する」というProjectがあった場合、ゴール地点は当然「規格取得」ですから、RTMのリストの直下に「000_ゴール！2010年10月に規格の取得」と記入します。最初に「000」を入れるのはそうしておくと、常に最初にゴールが表示されるからです。これでゴールを見失って迷走することは避けられます。

こんなイメージです。

[work_規格取得]

　「000_ゴール！2010年10月に規格の取得」

　「企画書マニュアルを買う」

　「凡そ必要な文書量を算出」

　　　 他

[pv_家内の実家に行く]

　「000_ゴール！100102実家に行って新年の挨拶」

　「手土産を買う」

　「手土産を何にするか相談する」

　　　　他

　

後は、そのゴールに必要そうなことをタスクとしてドンドン追加していきます。順序はこの時点ではひとまず無視です。

GTDのちょっとした落とし穴だと思うのですが、週次レビューの際、NextActionだけを見直すので、全体が見えなくなることがあるように思うのです。その為、とにかくこのリストを見れば、ゴールは必ず目に入るようにしました。週次レビューの際にも全体を俯瞰して、足りない部分があれば補足していけるので、抜けの防止にもなります。

＜関所タスク＞

順序無視でProjectに加えたタスクですが、「この稟議が通らないと次の行動は起こせない」という要所にあたるタスクが存在します。こういうタスクを私は『関所タスク』と呼んでます。プロジェクトに必要なものを（とりあえず）全部書き出した後に、ザックリと工程を考えます。関所に当たる部分には"タグ"を使い、『関所』というタグを振り、その順序を頭に001,002,003と振って、今、全体のどのあたりに居るのかをわかるようにしておきます。

[pv_家内の実家に行く]

　「000_100102実家に行って新年の挨拶」

　「001_手土産を何にするか相談する」"関所"

　「手土産を買う」

　　　他

＜NextAction＞

次にプロジェクトの直下にあるタスク群から、どうやってNextActionを決めるのか？これはそのリストの中で今取りかかれることを見つければ解決です。先のケースで言えば「規格取得のマニュアルを買う」が当たりますね。ここでも”タグ”を使います。私の場合『次はコレ』というタグを作って、取りかかれることに『次はコレ』タグを付けてやっつけていくように管理しています。コレは明瞭です。見落としようがないですから（笑）

[work_規格取得]

　「000_ゴール！2010年10月に規格の取得」

　「企画書マニュアルを買う」"次はコレ"

　「凡そ必要な文書量を算出」

　　　 他

＜連絡待ち＞

ボールが相手にあり、その返事待ちのものには『wait』タグをつけて、相手に振った日付をタスク名の最後にYY/MM/DDの形式で書き込んでおきます。週次レビューの際に見直して、ちょっと時間がかかりすぎているようなものは、催促のタスクを加えます。

[pv_家内の実家に行く]

　「000_100102実家に行って新年の挨拶」

　「手土産を買う」

　「手土産を何にするか相談する」（←これは済んだものとして下さい）

　「家内のチョイス待ち_091224」"wait"

　　　 他

＜コンテクスト＞

「今、ここでできること」のリストがコンテクストですが、コンテクストという言葉がイマイチわかりづらい。私は「場所で全てのタスクを串刺し検索したもの」と理解しています（合ってる？）とすると私の場合基本的に3カ所しかありません。

『@home』『@work』『@buy_or_wants』これだけです。家でやることなのか、職場でやることなのか、買い物かです。実際は『buy_or_wants』もリスト化してしまっているので・・・コンテクストという串刺しリストはあまり使っていません。

とは言え、今後必要になった時のために用意はしています。後々@青山とか@中目黒とかを用意する必要があるかもしれないので。

このコンテクスト管理には、RTMの「場所」機能を使うことにしました。家と職場、あとは一番出やすい池袋の3箇所を登録。タスクリストに「場所タグ」を振ってあげておけば、ソートできますので、コンテクストの役目を果たします。池袋は買い物リストになるわけです（笑）

現在のタスクから一部を書くと・・・

・年賀状を出した人のリストを作っておく@home [自宅]

・協力会社にお礼メールを送る@work [職場]

・ブーツを買う@buy_or_wants　[池袋]

・台所の蛍光灯を買う@buy_or_wants　[池袋]←実際は近所の量販店

という感じです。

買い物は何も池袋とは限りませんが、自宅の近所で買うものも、都心に出ないと買えないものも広義には買い物ですから、一緒くたにしてます。この辺は今のところかなりアバウトに管理しています。

＜Someday/Maybeリスト＞

これはそのものずばり『Someday/Maybe』というリストを作り、そこにガンガン書き込んでいきます。「マチュピチュに行く」とかね。気が滅入るという人もいるようですが、私は殆ど行ってみたい場所だったり、見てみたい絵画だったり彫刻だったり、やってみたい冒険など欲望ばっかりのリストなので、これ見るのは楽しみだったりします。まぁ、何一つ当分の間、前進できないリストなんですけど、妄想を楽しめるわけです。週次レビューが好きなのはそのおかげかもしれません。

＜資料＞

業務に必要な資料は最低限。紙資料はSCANしてドンドン破棄するようにしているので、PDFをDropboxに突っ込んでおけば完了。一応プロジェクトごとにフォルダ分けはしています。

凡そこんな感じです。基本はリスト機能でプロジェクトを管理するという非常にオーソドックスなものです。「家と仕事」の2分割を基本として、「buy_or_wants」「ブログネタリスト」それに「work_スキマ時間」「pv_行きたい場所」があるくらいです。この程度なのですよ。私の活動って(-_-)

しかし、これで今のところ充分。会社の自席ではWindowsPCで、会社の検査作業フロアではモレスキン（腰にはiPhone)、出先ではiPhoneで、自宅ではMacでと、どこでもタスクの確認、入力、進捗の確認はできますし、公私に渡ってiPhoneが大活躍な体制を構築しています。

モレスキンの出番がちょっと少ないのでは？と感じるかもしれませんが、カレンダー部分にはアポイントと〆切りの管理が書いてありますし、他はユビキタス・キャプチャーやブログネタを書き留める為に使うので、実は縁の下の力持ちとして、こっそり活躍してくれています。最近はユビキタス・キャプチャーももっぱらiPhoneのEvernoteアプリを使って最近はボイスメモとしてぶち込んでいますが、やっぱりメモするしか方法がないというシーンもあります。何よりモレスキン大好きですしね！

まだそれほどこの仕組みをそれほど使い込んでいるわけではないので、かなり大雑把だとは思います。しかしよ～く考えてみた結果なのですが、管理してやるべきこと、管理してやらねばならないことは、決して多くは無いんじゃないかと思うのです。実際、日次レビューをしていても、リストに入力する前に身体が動いているタスクの多さに唖然とすることもあるくらいです。そういう意味では、『GTD』＋『PEP』（『なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 』）の合わせ技と言えるかもしれません。

何はともあれ、こういう仕組みで少しづつ「安心して忘れられる仕組み」を構築していくことで脳をフリーにし、能動的にこのブログのタイトルでもある「私の人生の意味」を見つけるよう、創造できるようになればいいなぁと2010年も楽しんで試行錯誤しながら取り組んでいく予定です(^^)/