GTDの網をすり抜ける極小タスクの捌き方

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先日、「ふ〜、今日の仕事はほとんど片付いたなぁ」と思いながら、手帳に貼り付けてあるGTDのワークフロー図を見ていたところ、「仕事の定義」について改めて考えさせられました。『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』では

仕事とは、現状を変えたいこと、変える必要があることという広い意味で用いている。P21

とあります。Lifehacking.jpを主宰されている@mehoriさんは「机の上に残された1枚の紙を片付けるのもタスクなのです」以前ブログで書かれています。つまり変える必要がある事柄全てが、仕事でありタスクであるわけです。

"すべて"の変える必要があることを仕事と捉えると、仕事量は必然膨大な量になります。今、この草稿を書いている会社の私のデスクでは、飲み終わった缶コーヒーの空き缶が1本あります、先ほど使った付箋が引き出しにしまわれず出たままです。少し前の作業で使った太い輪ゴムが2本デスクの上に出ています。あ、蛍光ペンも出しっぱなしです。これは片付けるという「変化」をさせなければならないことですから、GTDのシステムでは「仕事・タスク」ということになります。
また、GTDの最初のステップは「収集」つまり「気になることを"全て"書き出す」という手順です。手順通りにするのならば「空き缶を捨てる」というのも書き出して、頭を空っぽの状態に保たねばなりません。

しかし、一般的に言われる「仕事=業務」の内容は事細かに書き出していても、「空き缶を捨てる」という「仕事」を書き出せている人がどれだけいるでしょうか?もちろん原理・原則に則り、書き出すのが最善なのでしょうが、頭の外に書き出せない・書き出し忘れる・書くまでもないと思ってしまう、といった、GTDの「収集」の網をすり抜ける極小タスクは、どうしたら適切な対処が取れるのでしょうか?

私なりに色々試行錯誤した結果、整理術を駆使することで解決するのが手っ取り早いとわかりました。即ち、
  1. 自分が気持ちよく作業ができる環境(基準)を決める。
  2.  基準"以外の要素を排除する時間"を3分3セット計9分を作って一気に「実行」する
これだけです。3セットにしているのは、3回の必ず取るようにしている休憩時間に合体させて実行しているからです。書く気になれないけど、変えなければいけない極小タスク(=空き缶を捨てる等)は1日3回、予め時間を確保して、そこで一気に片付けちゃおう!というわけです。

この発想の元は佐藤可士和氏のオフィスとデスクです。佐藤可士和氏率いるSAMURAIのオフィスが"超"整理が行き届いた状態であることはつとに有名です。あのオフィス、デスクの状態が佐藤可士和さんにとって、最も仕事に適した快適な環境の基準であり、それ以外のモノは時間を取って整理しているからこそ維持できているのだろうと思ったのです。

では、実際に私が気持ちよく作業ができるデスクの状態とは何だろうと、あれこれ模索した結果、写真のような状態(Flikerに飛びます。詳細を載せてます!)であれば気が散ることが少なく、仕事に取り組めるとわかりました。

平机の上には
電話・電源タップ・ノートパソコン・マウス・マウスパット・iPhone・モレスキン手帳・コースター・カップ

右隣の脇机の上には
3段トレイ・クリップボードに挟んだA4裏紙・鉛筆

これが現状、私にとっての仕事に適した快適な状態のデスクの基準です。
つまりは、一番自分が業務に集中できる(気持ちの良い・快適な)状態を決めて、それ以外を時間を決めて定期的に排除することによって、GTDの網をすり抜ける極小タスクを書き出さずとも、一気にやっつけられるというわけです。

実はこれ、家庭でも同じように使えます。
・ダイニングテーブルの上には、ティッシュボックスとペントレイに乗る筆記具以外は乗せない。
・リラックスチェアとオットマンの上に、ブランケット以外は乗せない。
・テレビなどのリモコンは所定の引き出しにしまう。
などなど。幾らでも出てきますね。

帰宅したら、ダイニングテーブルにDMが出しっぱなしだったり、読みかけの雑誌が積んであったり、朝食の食器がそのままだったり、ソファに衣類が積んであったり等など、生活のほんの些細な乱れが及ぼす、ストレスの影響は想像以上の破壊力があります。また、何故かこういう極小タスクは1つあるだけで、他の極小タスクを次々に集める性質があるようですから定期的に退治することが肝要だと思います。

是非、まずは職場でも家庭でもターゲットを一箇所決めて、基準以外を定期的に排除するようにしてみてください。例え書き出さなくても、意外とストレスフリーな状態を保てるのではないかと思いますよ!

1 コメント:

joaot さんのコメント...

そうだ、これですね。