マインドハック研究会感想と、私のタスク管理について

昨晩、佐々木正悟さん（@nokibaさん）主催の「マインドハック研究会」に参加してきました。今回のテーマは「先送り対策としてのタスクリスト」について。そもそも何でタスクリストなるものが必要で、どういう風に使っていけば心理的に楽になれて、且つゾーン状態にスポッと入るように仕向けられるのか？という内容で、とても勉強になりました。よくぞあれだけの数のツールを実戦で使われたものだと、ホントビックリしました。(^^;)

しかし･･･以前よりこのBLOGで書いていますが、私は基本的に「先送り」はしない人間です。それなのに、何故だか仕事もプライベートも破綻していません。さらにはゾーンスポットがでかいのか、結構簡単にゾーンに入れてしまいます。我ながら実に不思議です。丁度良い機会なので、私のタスク管理方法をちょっと書き留めて置きたいと思います。

○私はGTDのワークフローに則って仕事を回しています。これが大前提。

○そして、私のInboxは3カ所にあります。
　1.オフィスの3段トレイ最上段　
　2.自宅の3段トレイの最上段　
　3.Remember The Milk(RTM)の受信箱

○今期の私の仕事は3つのプロジェクトと2つのルーティンワークのみに絞り込みました。但しそれでも泣き付かれてしまう単発仕事というのはあります。これが仕事の背景。

やはり重要なのはRTMの運用方法です。1と2の場所に集まってきたモノに対して、いつ、どこで、どういうアクションを取るのか決めて入力し、保持しているのがRTMだからです。ここまで書くと「じゃぁ、コイツのRTMの受信箱には余程沢山の項目があるんだろう」と思われると思いますが、今RTMに入力してあるタスク、仕事のものは20個もありません。

何故かというと、RTMに入力する前に片付けてしまうタスクが大半だからです。「リアル一日一箱仕事術」を実戦している時に気づいたのですが、「一日に何個もやろうとするから箱から溢れる」のです。上記の仕事の背景の通り、仕事を絞り込んだ結果どういうことになったかと、こういうことができるようになりました。

月･･･Aプロジェクト
火･･･Bプロジェクト＋ルーティン1（2h）
水･･･Cプロジェクト
木･･･Bプロジェクト(2h)＋ルーティン2(4h)
金･･･辻褄合わせ

一日にやることを1つのプロジェクト"だけ"にしたわけです。シングルタスクというヤツです。とは言え飛び込み仕事を完全にはブロックしきれませんので、それに割いた時間を埋め合わせる時間として、金曜日に"辻褄合わせ"という予備時間を予め確保しておいて、今週進めなければいけないところまでは辻褄を合わせておけるという仕組みです。（木曜日は通院に2時間見ているので6時間しか働いていません）

また、3つのプロジェクトリストの直下にぶら下がっているのは要所だけです。要所タスクのノート欄に具体的なアクションを書き込んでいます。ですのでプロジェクト完了までの要所だけを俯瞰することができ、その要所を選択すれば、やる内容が見えるという仕掛けです。これは全部見えすぎると全体像と輪郭がわからなくなることを回避するためです。当然、要所Aを通過しないと、要所Bのタスクには手を付けられないという流れがありますので、要所毎に頭に番号を振って完了までの道程をわかるようにしています。〆切もノートに書いてしまっています。

こんなイメージです↓
例：プロジェクトA
　000_目標地点
　001_要所1･･･ノート欄に複数Actと〆切
　002_要所2･･･同上
　003_要所3･･･同上

例外的な飛び込み仕事の対応についてはひとつだけルールを決めてあります。それは10分以上かかった飛び込み単発仕事はRTMに必ず入力しておくというものです。何故かというと、次に同じものが来た時に時間の見積もりができるというのが1点。それとRTMのノートに手順や改善案などを書き込み、レファレンスも兼ねさせているというのが2点目。ノート欄を有効活用して、手順を思い出す手間を省き、再利用できるようにしているわけです。ちなみに、10分の根拠ですが、10分以下の時間だったらそれまで手がけていた仕事に楽に戻れますが、10分以上経つと仕事のリズムを取り戻すまでに時間がかかるからです。

そしてもう一工夫。RTMでは完了したタスクに対し「完了」ボタンを押すと消えて無くなってしまいます。これを表示させるには検索バーに「completedWithin:*」と入れると完了したタスクがズラっと全部表示されます。この検索をスマートリスト機能を使って、「Task_Archve」とでも名前を付けて保存しておけば、一気に「過去に終わった仕事」をズラズラっと並べて俯瞰することができます。これ地味ですがとっても便利です。

大体こんな感じで仕事を回しています。多分他の人と違う部分は、1日に1つのプロジェクトを進めることしかやらないと決めていることなのかもしれません。午前中にプロジェクトAの○○をやって、午後にプロジェクトBの××をやろうというような発想は止めています。「今日はプロジェクトAだけやる」と1日に1個だけ決め撃ちした方が、能率も上がりますし、ゾーンに入れる確率が断然上がると私は思っています。

ちなみにRTMですが、FireFoxのアドオンStylishとGreasemonkeyを使って、使い勝手を変えています。コチラのサイトに詳しい内容は書いてあるのでRTM使いの方はご覧下さい。丸々パクらせていただきました（笑）

思うに、ああ忘れてた･･･ということがないようにそのツールが信頼できること。入力は超楽にできること。良く行く場所に着いたらそのツールを見る癖を付けてしまうこと。この3つさえクリアしてれば良いのだと思います。何も高機能なツールを使うコトがタスク管理ではありません。一番怖いのは、ツールを使っていること自体に満足してしまって、一向にタスクが処理できていないことです。ですから、身も蓋もない結論ですが、ちゃんとタスクが処理できて、一番使いやすいモノなら、何を使っていても良いのではないかと思います。あんまり肩肘張らずやりましょう（笑）