「日報」を能動的に使うHack！

会社勤めをしている人の多くは一日の終わりに「日報」を書くと思います。営業職の方であれば、訪問先、面談内容などが主になるでしょうし、バックオフィスの人は、その日に行った業務（作業）内容、プロジェクトの進捗度合いなどを書いていらっしゃると思います。また、日報の提出形態として、E-Mailで送信する、グループウェアに書き込むなどが一般的かと思います（さすがに手書きは少ないでしょう）私の会社ではE-Mailで送信します。

日報を書くというのは気の重い作業だとおっしゃる方がいらっしゃいますが、私は日報の使い方を変え、億劫なものではなく、むしろ、積極的に使えるようにしています。

私のやり方はこうです。朝一番に今日のタスク一覧を日報の形に書き出しておいて、逐次そのタスクの詳細を肉付けし、先の記事に書いた「すぐタスク」を終わったそばから書き加えているので、退社時にいちいち思い出したりメモを見なくても半自動的に書き上がっているという仕組みにしているのです。たったこれだけでも「日報を書く」というタスクのストレスレベルはグンと下げられます。

昨年の年次レビューをしていて、この日報をさらに能動的に使えないものかと思いました。BCCでGMailにも送っているので、即時検索はできるのですが、どれくらい前のことなのか日付だけみてもいまいちピンと来ないのが難点でした。そこで、Googleカレンダーに「日報」というカレンダーを加えて、その日の日報をカレンダーとヒモづけてみたところ、これがなかなかどうして便利だということがわかりました。

Googleカレンダーには予定の「説明」を書き込める欄があります。ここに日報を丸ごとコピペしただけなのですが、カレンダーには反映しづらい「すぐタスク」なども月にどれくらいの量が発生しているのか把握し易くなりました。カレンダーには大まかな予定しか書き込みしないと思うのですが（例えば「14:00 A社訪問」等）その日の日報を見られれば、A社で誰に会い、どんな面談内容だったのか一目瞭然です。

さらに一歩進めて、ユビキタス・キャプチャーの内容も『UC』というカレンダーを作り、一日の気づきをカレンダーとヒモづけるという実験を始めてみています。メモは見直さないと意味が無いと言います。スキマ時間に過去のカレンダー＋日報＋UCが見ることができるので、一日をより多角的に見直すことができ、改めてアイデアのきっかけを得ることができるのではないかと思います。

職務として提出しているだけの日報を、朝書き出すことでスッキリ整理した状態で仕事が始められ、日報提出の遅延が生じることを無くすことでストレスを減らし、尚かつ、振り返る時にもカレンダーを見るだけで、その日の自分が何をして過ごしていたのか、何を考えていたのか、見直すことができるようになります。

日報をメンドクサイこと、イヤイヤ出してるという人も多いと思いますが、ちょっとしたことで良いペースメーカーに変身させられると思います。